Verwaltung

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Verauslagte Kosten sind mittels des Auslagenerstattungsantrags bitte zeitnah im gleichen Monat einzureichen. Bei Abschluss des Jahres, wenn möglich, bis zum 15.12. (auf unserer Website oder im Pfarrei-/ Gemeindebüro). Bitte konkret:
- Anlass
- Freigabe durch (bei Beträgen ab 30,- €)
- Gemeinde in der Pfarrei
vermerken.

Alle Belege/ Rechnungen sind im Original und kleine Belege (Thermopapier) zusätzlich auch als Kopie einzureichen. Die Kopien können im Gemeindebüro angefertigt werden. Die Belege müssen wir gescannt versenden und das geht mit einer Quittung nicht.

Rechnungen bitte immer auf die Pfarrei ausstellen lassen und sofern möglich auch gern Vorkassen vermeiden.

Bitte verwenden Sie keine Tacker Klammern. Die Belege werden gescannt, so dass diese dann entfernt werden müssen und das beschädigte Papier von den Scanwalzen schwerer verarbeitet wird.

Alle Auslagen sollten abgesprochen sein. Rechnungen über 200 € werden bitte von Personen gegengezeichnet, die die Kompetenz dazu innehaben. Der Name wird in Druckbuchstaben daneben vermerkt.

Arbeitsmaterialien für die Erstkommunion, Firmung usw. bitte rechtzeitig im Pfarreibüro bestellen und Verauslagungen gern vermeiden.

Großveranstaltungen wie Zeltlager und Fasching sind bitte gesondert abzurechnen und nach Rücksprache auch gern Verauslagungen durch Bestellungen über die Pfarrei vorzunehmen.

Künftig kann und wird unsere Pfarrei von der GEMA, der Finanz- und Sozialversicherungsbehörde geprüft werden.

Wir sind an die Revisionsordnung gebunden und werden künftig zusätzlich durch das EBO nach den dort aufgeführten allgemeinen Standards geprüft.

Buchungen werden ebenfalls gegengezeichnet eingereicht und die abgeschlossenen Verträge hierzu (Anmietung Zimmer/ Busunternehmen/ Flug).

Getränke werden künftig bitte über das Pfarreibüro nach Rücksprache bestellt. Große Verauslagungen werden vermieden und Transparenz ist möglich. Die Pfandrückgabe erfolgt bei der Neubestellung.

Werden Getränke via Auslagenerstattungsbeleg eingereicht, dann wird das verauslagte Pfand nicht erstattet und die Rückgabe des Pfands erfolgt bitte ebenfalls eigenständig.

Die Erstattung von Benzinkosten für private Pkw ist nicht möglich.

Alle dienstlich gefahrenen Kilometer sind nach vorheriger Absprache zu dokumentieren, zu begründen und zur Abrechnung einzureichen. Für jeden gefahrenen Kilometer wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,30 € gezahlt.

Eine Ausnahme gilt für offizielle Mietfahrzeuge; in diesem Fall können die tatsächlich entstandenen Benzinkosten erstattet werden.